Verslo komunikacijos psichologijos subtilybės

Verslo komunikacija iš esmės skiriasi nuo kalbėjimo kasdieninėmis temomis. Šio tipo pokalbio psichologijos subtilumai reikalauja etiketo formavimo, kad būtų sudarytas abipusiai naudingas bendradarbiavimas.

Verslo komunikacija - tai sudėtingo daugiapakopio proceso, kuriuo sukuriami ryšiai tarp partnerių, kuriuos sieja bendri profesiniai interesai, sukūrimas. Ypatingas bruožas yra griežtas elgesys nustatytose ribose, kurį riboja oficialios veiklos etiketas ir nacionalinio tolerancijos akcentas.

Etiketas patenka į dvi kategorijas - taisyklių ir vadovų sąrašą. Pastarasis atstovauja darbuotojų santykiui su aukštesne pozicija, o normos - psichologiniai lygiaverčių darbuotojų sąveikos karjeros laiptais sistemoje aspektai.

Tačiau abiem grupėms taikomi bendri mandagaus bendradarbiavimo reikalavimai. Asmeniniai interesai, priešiškumas ir neigiama nuotaika neturėtų daryti įtakos darbo eigai.

Komunikacinės sąveikos kultūra keliais pagrindiniais etapais, kurie numato tolesnius verslo partnerių santykius:

• Malonus pasveikinimas parodyti kitam asmeniui draugišką vietą. Žmonės turėtų pasitikėti vieni kitomis įmonėmis;
• Susipažinimas reiškia, kad reikia susisiekti, kad būtų vaizduojamas vienas kitas;
• Taikymas konkrečiai temai;
• Tikslo ar neatidėliotino klausimo sprendimo aptarimas;
• Pokalbio rezultatas.

Verslo komunikacijos taisyklių žinojimas leidžia asmeniui greitai pakilti į karjeros laiptus, didindamas jų statusą ir reikšmę visuomenėje. Auginimo procese individas sudaro tam tikrą formą elgesio stilius, kuris daugeliu atvejų priklauso nuo veiklos rūšies:

1. Humanistinis. Šis požiūris vis labiau populiarėja, nes jis apima paramos teikimą ir bendrą problemos sprendimo sprendimą. Darbuotojas suvokiamas kaip asmuo, turintis individualių savybių, atsižvelgiant į jo emocijas ir charakterį;
2. Manipuliacinis. Vadybininkas ar kolega naudojasi interviu kaip įrankiu konkrečiam tikslui pasiekti. Pavyzdžiui, asmeninė griežta užduočių vykdymo kontrolė yra vieno partnerio manipuliavimas kitu;
3. Ritualinis stilius, skirtingai nei humanistas, apima norimo statuso sukūrimą visuomenėje. Verslo ir asmeninės savybės ištrinamos tam tikros „kaukės“ fone, kurio savybės buvo iš anksto nustatytos. Tai kasdieninis kiekvieno darbuotojo vaidmuo, suformuotas atskirai.

Žinios apie komunikacijos politiką leidžia užmegzti verslo ryšius, nes verslo komunikacija yra neatskiriama organizacinių procesų valdymo dalis.Savininkai, vadovai ir darbuotojai turi veiksmingai perduoti savo mintis ir idėjas kitiems žmonėms, dirbantiems įmonėje ir už jos ribų.

Toks bendravimas darbe yra žodinis informacijos perdavimas. Žodinis bendravimas gali vykti susitikimų, asmeninių pokalbių, pokalbių telefonu ir vaizdo konferencijų forma. Tai geriausias verslo komunikacijos tipas, nes leidžia partneriams vizualiai įvertinti vienas kitą.

Nežodinis bendravimas - tai verslo pastabos, oficialūs laiškai, dokumentai ir įvairūs pranešimai. Siekiant išsiųsti tokio paties tipo pranešimą keliems asmenims, neverbalinė komunikacija yra praktiška. Jis gali padėti perduoti technines instrukcijas ir parodyti diagramas, grafikus, kurias reikia peržiūrėti darbui.

Taip pat nežodinis bendravimas asmeninio susitikimo metu išreiškiamas įvairiais gestais, pozomis ir veido išraiškomis. Elgesys aprėpia papildomą informaciją pašnekovui ir padeda jam padaryti tinkamas išvadas.

Technologijos atvėrė naujas verslo komunikacijos formas. El. Paštas, interneto konferencijos, socialiniai tinklai leidžia jums vienu metu vykdyti verslo ryšius su keliais asmenimis. Oficialios įmonių svetainės mažina bendravimo su vartotoju lygį, tuo pačiu parodydamos įmonės stipriąsias ir savybes.

Tačiau, kuriant verslo santykius, tiesioginis ryšys yra svarbus, kuris padeda užmegzti kontaktus su akimis ir sudaryti vizualinį atstovą. Svarbu, kad abi šalys būtų tuo pačiu laiku ir erdvėje kadangi dalyviams reikia malonaus įspūdžio. Asmeninis dalyvavimas gali turėti didelę įtaką visam verslo komunikacijos procesui.

Tiesioginis kontaktas ne visada įmanoma, priklausomai nuo situacijos. Tiksliai, kaip ir aptarti klausimą su keliais asmenimis, sukuriama kliūtis keistis informacija. Todėl verslo komunikacija yra kitokia sąveika:

• Verslo korespondencija. Užsakymai, laiškai ir reglamentai yra netiesioginė ryšio forma. Rašytinė bendravimo forma yra būtina norint išspręsti konfliktus ar aktualias situacijas tiek organizacijoje, tiek tarp juridinių asmenų;
• Spaudos konferencija informuoja visuomenę apie dabartinius klausimus aptariant pareigūnų su žiniasklaidos atstovais susitikimą;
• Susitikimas Tai atliekama tiesiogiai organizacijos viduje, siekiant nustatyti ir išspręsti problemą tarp darbuotojų. Vadybininkas turi aptarti darbo veiklą su keliais darbuotojais tuo pačiu metu.

Profesinės veiklos metu susiduriama su įvairiomis verslo komunikacijos formomis. Kai kurie negali būti išspręsti be konfliktų, kiti reikalauja tolerantiško požiūrio.Procesą komplikuoja emociniai protrūkiai, ginantys savo požiūrį.

Asmeninių savybių buvimas papildo verslo komunikacijos apibrėžimą. Sąveikaujančios šalys laikosi nustatyto etiketo, kuris formuojamas atsižvelgiant į nacionalines ir profesines savybes. Psichologija, kalbos elgsena ir dalyvių nuomonė apie valstybės aparatą taip pat turi didelės įtakos pokalbio eigai.

Pagrindinė pokalbio strategija turi būti pasirinkta teisingai. Šiuo tikslu rekomenduojama iš anksto atsižvelgti į pokalbio partnerio ypatumus:

• temperamento tipas ir emocijų išraiška;
• kalbos ypatybės;
• nacionalinės muitinės;
• profesinės srities;
• poziciją įmonėje;
• tolerancija ir požiūris į skirtingos tautybės žmones.

Svarbus vaidmuo tenka verslo komunikacijos filosofijos etikai, kuri šiandien yra neatidėliotinas klausimas. Beveik kiekvienas asmuo vykdo verslo sandorį. Be to, didelė gyvenimo dalis priklauso dalyvavimui ir pasirengimui profesinei veiklai.

Kaip dalis visapusiškos etikos programos, daugelis kompanijų sukūrė vidaus politiką, skirtą darbuotojų kultūriniam elgesiui. Politika įgyvendinama tiek paprasta, kad būtų laikomasi bendrųjų kultūros taisyklių, tiek išsamesniu kodu.

Pastarasis apima konkrečius elgesio reikalavimus, išreiškiančius įmonės lūkesčius iš darbuotojų. Be to, vidaus politika yra rekomendacijų, kaip spręsti kai kurias bendras problemas, kylančias vykdant verslą, sąrašas.

Verslo etikos pagrindas yra dvi kryptys: pragmatizmas ir receptai. Pirmasis principas apima didžiausią naudą iš didesnio asmenų skaičiaus. Išlaidų dydį turėtų kompensuoti verslo kontaktų ir susitarimų nauda.

Moralinis receptas yra toks asmens priimti sprendimai neturėtų priklausyti nuo visuomenės diktuojamų pasekmių ir taisyklių. Pavyzdžiui, organizacija neturėtų pateikti vartotojui melo apie teikiamas paslaugas.

Verslo etiketo žinojimas yra svarbus atsižvelgiant į tai, kad jis padeda pokalbio dalyviui priimti palankesnę padėtį. Tačiau pokalbių partneriai, svarstydami tikslą, turėtų atsižvelgti į vienas kito interesus ir remtis abipuse nauda. Tuo pačiu metu būtina ginti poziciją aiškiai išreikšta kalba, teisingai formuluojant savo mintis. Teigiamo rezultato pasiekimas priklauso nuo abiejų šalių tarpusavio supratimo ir bendradarbiavimo.

Verslo komunikacijos apimtis veikia beveik visas kasdienio gyvenimo sritis. Tokia plati sąveika nėra tarpasmeninių ryšių sąrašo išimtis, kuriai reikalingi koregavimo procesai.

Verslo derybų procesų eiga grindžiama pagrindiniais principais:

• Verslo komunikacija apima ne tik konkrečių klausimų aptarimą, bet ir asmeninius partnerių santykius. Taigi bet koks kontaktas nėra išsamus be tarpasmeninio susidūrimo;
• Pokalbio tęstinumas, kiekvienas asmuo inicijuoja žodinius ir neverbalinius gestus. Tokių pranešimų dėka apklaustasis daro išvadas ir modeliuoja situaciją;
• Dėmesys. Bet koks komunikacinis aktas turi konkretų tikslą: užmegzti verslo ryšį arba išspręsti bendrą problemą. Kartu su juo yra ir paslėptų užduočių. Pavyzdžiui, kalbėdamas apie problemą, kad būtų galima perduoti susitikimo esmę, kalbėtojas gali nežinodami parodyti auditorijos erudicijos ir iškalbingumo;
• Daugialypiškumas grindžiamas ne tik informacijos skleidimu tarp pašnekovų, bet ir tinkamo santykių reguliavimo.Pokalbis - tai asmens duomenų perdavimas ir verslo partnerių koordinavimas. Tuo pačiu metu egzistuoja emocinis fonas tarp asmenybių. Pavyzdžiui, vienas iš partnerių gali išreikšti dominuojančią padėtį, palyginti su jo partneriu.

Elgesio taisyklės lemia pokalbio tėkmę. Bet koks neteisingas gestas ir neatsargus žodis gali sutrikdyti daugelio milijonų dolerių sandorį, o geranoriškas disponavimas padės sudaryti pelningą sutartį. Svarbu žinoti pagrindinių normų, kuriomis galima teigti verslo komunikacijos rezultatus, sąrašą.

Būtina išlaikyti optimalų pokalbio tempą ir naudoti psichologinius metodus. Lėtas pokalbis pašalina pašnekovą nuo pagrindinio keitimosi informacija. Dėl greito kalbos, priešingai, klausytojui beveik neįmanoma perduoti reikiamos informacijos. Keičiant ilgus ir trumpus pranešimus, galite pasiekti teigiamą rezultatą.

Informacija, perkrauta bausmėmis, turėtų būti suskirstyta į mažesnius, lengvai virškinamus. Tačiau nenaudokite tik trumpų fragmentų, kurie nesukuria tinkamo įspūdžio.

Kuriant vaizdą, rekomenduojama laikytis kelių standartų, kurie padidina sėkmės rodiklį:

1. Pokalbio pradžia neturėtų perkrauti verslo pasiūlymų. Interviuojamasis asmuo gali juos laikyti agresyviais išpuoliais, kurie iš karto reaguoja į itin priešišką pokalbiui;
2. Teisingai užduodami klausimai padės suartinti pokalbį su reikiama mintimi ir susilpnins intensyvų pokalbį;
3. Negalima atvirai pareikšti savo požiūrio. Jei to nepavyks išvengti, reikia paslėpti mintį kaip subjektyvią nuomonę, išreikštą sklandžiai ir nepastebimai;
4. Verslo komunikacijai reikia laikytis etiketo. Peržengiant kultūros normų ribas neigiamai veikia bendravimo eigą;
5. Nerekomenduojama išreikšti paruoštų sprendimų. Nepriklausomų išvadų skatinimas prisideda prie partnerio vietos ir palankių tarpasmeninio kontakto rezultatų.

Gebėjimas suformuluoti mintis ir tinkamą strategiją gali padidinti galimybes pasiekti tikslą. Tuo pačiu metu dalyviai turi atlikti savo vaidmenis abipusiai naudingo bendradarbiavimo sistemoje. Tarpininkai turi atsižvelgti į vienas kito interesus ir laikytis nustatytų kultūrinių normų.

Vykdant verslo ryšius neturėtų eiti iš profesinės erdvės. Kasdieniame gyvenime apklaustasis gali būti ir vadovas, ir vidutinio lygio darbuotojas. Abu dalyviai laikosi profesinių vaidmenų. Darbe yra svarbus bendradarbiavimas ir aktyvi sąveika.

Norėdami gauti daugiau informacijos apie svarbiausius verslo bendravimo įgūdžius, žr. Šį vaizdo įrašą.