Verslo ryšiai

Verslo ryšių telefonu subtilybės

Verslo ryšių telefonu subtilybės

prisijungti prie diskusijos

 

Verslo komunikacijos menas yra svarbus derybų aspektas ir daugelį metų nepraranda aktualumo. Verslo ryšių intensyvumas telefonu per metus didėja. Be to, judriojo ryšio plėtra tampa vienu iš pagrindinių bendravimo būdų. Norėdami užmegzti pokalbius telefonu, svarbu žinoti verslo komunikacijos detales ir taisykles.

Savybės

Svarbus vaidmuo tenka šiuolaikinio pasaulio telefonui, nes jo pagalba bendraujame su artimaisiais, draugais, kolegomis, vadovais ir verslo partneriais.

Taigi pokalbio su tam tikru žmonių ratu metu asmuo taiko tinkamą ryšio būdą ir, pavyzdžiui, niekada nedalyvaus dialoge su jo vadovu, kaip ir artimam draugui. Esant tokiai situacijai, naudojamas oficialesnis ryšio tipas.

Verslo etiketas taip pat turėtų būti naudojamas darbuotojams, kurie atlieka viešosios nuomonės apklausas, gauna skambučius iš klientų arba derasi telefonu. Dažnai tai yra sėkmingas pokalbis telefonu tampa gerų verslo santykių raktu. Ir net įmonės įvaizdis gali visiškai priklausyti nuo darbuotojų gebėjimo vykdyti protingus dialogus telefonu.

Verslo pokalbio, skirto informatyviam pokalbiui, terminas paprastai yra viena minutė. Jei kvietimo tikslas yra išspręsti problemą, laiko intervalas gali būti pratęstas iki trijų minučių.

Šiuo metu dauguma skambučių yra per mobiliuosius įrenginius. Naudodami šią komunikacijos priemonę turite laikytis kai kurių taisyklių.

  • Visada išjunkite telefoną arba nustatykite vibracijos režimą verslo susitikime su klientu, kino teatre, seminare.
  • Mobilusis įrenginys yra labiau jautrus garsui nei fiksuotojo ryšio telefonas. Todėl tokioje situacijoje, kai viešoje vietoje būtinas asmeninis pokalbis be išorinės intervencijos, galite tiesiog kalbėti tyliai ir kitas asmuo jus girdi.
  • Negalima skambinti per garsiai. Jis gali paniekinti kitus.
  • Pabandykite trumpai kalbėti. Dalyvaujant trečiosioms šalims, pokalbis neturėtų trukti ilgiau kaip 30 sekundžių, kitaip yra rizika, kad priešais asmenį atrodys nepriekaištingas. Jei yra pagrįstų priežasčių, kodėl pokalbis telefonu vyksta, pvz., Giminaitis, ar didelis sandoris, apie tai turėtumėte pranešti dalyviams.
  • Venkite pokalbių telefonu verslo pietų metu. Jei reikia skubiai atsakyti į skambutį, tuomet turėtumėte palikti stalą ir kalbėti mažiau perkrautoje vietoje.

Etiketas

Ryšių telefonu etikos standartai yra svarbūs efektyviam įmonės darbui. Telefono pokalbių kultūra yra ypatingas verslo bendravimo būdas. Žinios apie etiketo taisykles padės sustiprinti verslo ryšius ir padidinti organizacijos pelningumą.

  • Būtina pasveikinti asmenį, su kuriuo bus pokalbis telefonu. Šiam tikslui labiausiai tinka frazės, susijusios su dienos laiku („Geras rytas“, „Gera diena“ arba „Geras vakaras“).
  • Verslo pokalbio metu svarbu stebėti savo intonaciją. Kad neužstumtumėte pašnekovo, turite kalbėti mandagiai ir ramiai, vengdami nereikalingų emocijų.
  • Po pasveikinimo rekomenduojama pristatyti save ir nurodyti savo vardą, pareigas ir organizaciją.
  • Jei skambinate asmeniui, visada turėtumėte paaiškinti, ar jam patogu kalbėti.
  • Pagal etikos standartus, po antrojo ar trečiojo skambučio turite pasiimti telefoną.
  • Pokalbio metu neturėtumėte rūkyti, valgyti maisto ar gėrimų.
  • Jei skambinantysis domisi kitu organizacijos darbuotoju, pokalbis turėtų būti nukreiptas į jį arba įjunkite laukimo funkciją.
  • Esant netinkamam skaičiui, jums nereikia nereikalingų klausimų, atsiprašyti pašnekovo ir atsisveikinti.
  • Niekada neskambinkite anksti ryte, per pietų pertrauką arba iki darbo dienos pabaigos.
  • Sekretorius ar padėjėjas gali skambinti arba atsakyti į skambučius vietoj vadovo.
  • Galite paskambinti partnerio ar kliento asmeniniam numeriui tik tuo atveju, jei jis davė jums savo kontaktus. Tačiau savaitgaliais ir švenčių dienomis tokie skambučiai draudžiami.
  • Yra atvejų, kai pokalbis nutraukiamas dėl prasto ryšio. Esant tokiai situacijai, tas, kuris pašaukė pirmąjį, turi paskambinti atgal.
  • Nedelskite pokalbio. Ilgas pokalbis gali užmegzti pokalbį ir sukelti pasipiktinimą. Jei ryšys vėluoja, o pokalbio tikslas nepasiekiamas, klientas gali paskambinti kitą dieną arba susitarti dėl asmeninio susitikimo.
  • Pasibaigus pokalbiui, rekomenduojama padėkoti pašnekovui ir mandagiai atsisveikinti su juo, paklausti, ar jis turi klausimų. Šis paprastas veiksmas užbaigs pokalbį ir skatins tolesnį bendradarbiavimą.

Kaip parengti?

Į pokalbį telefonu turėtų būti kruopščiai parengti ir atlikti tam tikrus veiksmus. Apsvarstykite išsamiau pagrindinius dalykus.

  • Pokalbis turi būti iškviestas tik po to, kai bus parengtas aiškus pokalbio planas. Norint išskirti smulkesnes detales, galite pateikti grafinę arba schematišką kontūrą.
  • Užsirašykite svarbius klausimus, kurių jums reikia prisiminti, norėdami paklausti derybų proceso metu.
  • Parengti dokumentus, kurių gali prireikti komunikacijos procese (korespondencija, ataskaitos, sutartys).
  • Iš anksto pasitarkite su partneriu, kad galėtumėte paskambinti.
  • Norėdami įrašyti gautą informaciją, paruošite nešiojamąjį kompiuterį arba dienoraštį.
  • Išsiaiškinkite bendrą žmonių, kurie dalyvaus pokalbyje, sąrašą, kad galėtumėte susisiekti su jais vardais ir globojamais.
  • Prieš surenkant numerį, pabandykite sureguliuoti teigiamą būdą, tada jūsų emocinė būsena, žinoma, turėtų sukelti pokalbio vietos vietą.
  • Kalbėdami telefonu, apsvarstykite ryšių saugumą biure, nes vertinga informacija gali patekti į konkurentų rankas.

Taip pat yra taškų, kurie turi būti neįtraukti į būsimą pokalbį telefonu.

  • Nereikia aptarti verslo klausimų su nepažįstamu ar atsitiktiniu asmeniu. Geriau planuoti asmeninį susitikimą.
  • Nerekomenduojama reikalauti, kad sprendimas būtų priimtas asmeniui, neturinčiam įgaliojimų tai daryti. Telefonu jis gali duoti sutikimą, nors jis bus šio sprendimo priešininkas.
  • Nebūtina balsuoti, jei nėra jokio tikrumo, kad pašnekovas sutinka su jumis ir nori padėti.

Ilgai nebereikės tylėti rageliu, priešingu atveju skambintojas susidarys įspūdį, kad jie neklauso.

Kaip kalbėti?

Telefono vaidmuo verslo komunikacijoje yra dvejopas. Labai dažnai ji išsiblaško iš neatidėliotinų užduočių, kurios buvo atliekamos per dieną, tačiau tuo pačiu metu pagreitina daugelio užduočių sprendimą. Štai kodėl būtina išmokti pokalbių telefonu principus, kurie prisideda prie efektyvesnio jų naudojimo.

Labai svarbu turėti verslo ryšių techniką darbuotojams, kurių konkretus darbas vyksta pokalbiuose telefonu su potencialiais klientais. Daugelis kompanijų bando susisiekti su skambinančiuoju iš pirmųjų žodžių, kad jis taptų tikru klientu.

Pirmasis įspūdis pokalbyje telefonu tiesiogiai priklauso nuo balso ir raštingos kalbos laiko, nes per pirmąją minutę pokalbio dalyvis pateikia virtualaus asmens, su kuriuo jis kalba, įvaizdį.

Įmonės konkuruoja naudodamosi įvairiais būdais pritraukti klientus. Svarbus paslaugų skatinimo etapas yra pardavimai telefonu, todėl vadovai turi teisingai ir sąmoningai palaikyti dialogą su klientais, kitaip pelningos sutartys bus skirtos konkurentams.

Patarimai ir gudrybės

Žemiau pateikiami patarimai padės pasiekti sėkmės verslo ryšiuose telefonu.

  • Rekomenduojama skambinti asmeniui, kuris suteikė jums naudingą paslaugą. Padėkos žodžiai yra labai svarbūs būsimam bendradarbiavimui.
  • Visada šypsokitės kalbėdami. Jūsų šypsena ir optimizmas, be abejo, jaučia abonentą.
  • Derybų procese pabandykite prognozuoti pašnekovo minčių eigą.
  • Niekada nekalbėkite apie gėdą ar kalbą. Tai prieštarauja komunikacijos kultūrai.
  • Naudokite išraiškas ir terminus, kuriuos supras skambintojas.
  • Niekada neuždenkite ragelio, kai kalbate lygiagrečiai su bet kuriuo asmeniu. Taigi nepagarba pašnekovui.
  • Paaiškinkite savo poziciją pasitikėdami ir tiksliai, nes tikslumas yra karalių mandagumas.

Atidžiai klausykite skambinančiojo, kad neprarastumėte minties. Jei paprašysite dubliuoti informaciją, kitas asmuo gali nepatikti, o jūsų reputacijai gresia pavojus.

  • Derybos yra svarbios, kad būtų galima greitai elgtis, atsakant į užduodamus klausimus nedelsiant ir sudėtingus sakinius. Pertrauka gali būti pateisinama tik tuo atveju, kai specialistas užima ieškant deryboms reikalingų dokumentų. Jei pauzė buvo atidėta, asmuo turi teisę nutraukti ryšį.
  • Telefono, realios ar virtualios komunikacijos akimirkomis turite būti labai mandagūs. Šaukimas ir kalbėjimas iškeltame balse laikomi etikos pažeidimais.
  • Gerai atsisveikinkite su pašnekovu, nes sumanus pokalbio užbaigimas yra ne mažiau svarbus nei pagrindinė dialogo dalis. Galite suteikti galimybę kitam asmeniui pirmiausia pakabinti. Taigi baigsite pokalbį apie draugišką bangą.

Žinoma, norint sėkmingai bendrauti telefonu, turite turėti gerą žodyną. Jei norite, kad jūsų kalba būtų išraiškinga ir jūsų balsas būtų malonus, naudokitės šios vaizdo pamokos.

Parašykite komentarą
Informacija pateikiama referenciniais tikslais. Negalima savarankiškai gydyti. Dėl sveikatos visada konsultuotis su specialistu.

Mada

Grožis

Ryšys