Verslo korespondencijos etiketas ir etika

Šiuolaikinė verslo realybė yra tokia, kad tik 15% vidutinio ir didelio masto verslininkų, siekiančių sustiprinti savo pozicijas rinkoje, pasiekia savo tikslus. Būtent dėl ​​šios priežasties verslo etiketo svarba didėja, nes daugelio kitų priežasčių nesilaikymas jos normų dažnai sukelia naudingų verslo santykių plyšimą.

Platus etikos aiškinimas vadinamas bendrųjų principų rinkiniu, kuriuo siekiama reguliuoti socialinius santykius. Atitinkamai, verslo santykių etika sprendžia klausimus, susijusius su priimtos tvarkos ir stiliaus sąveika verslo srityje.

Išsamūs verslo santykių etiniai aspektai yra verslo etiketas, įskaitant, pavyzdžiui, derybų atlikimo tvarką, įmonių elgesio taisykles, verslo tradicijas ir ritualus, pavaldumo elementus, bendravimo ir rašymo būdus ir stilius, taip pat teisingumo klausimus, susijusius su partneriais ir kolegomis.

Etikos ir etiketo, kaip jo sudedamosios dalies, reikšmė yra ta, kad dėl ilgos praktikos atsiradusi normatyvinė bazė labai supaprastina bendravimą, sukuria suprantamą ir prieinamą verslo sritį, leidžiančią tinkamai pasiekti tikslus ir sutaupyti daug laiko.

Kitaip tariant, kalbame apie specialų verslo problemų sprendimo algoritmą, kuris leidžia racionaliai ir be konfliktų nustatyti ir sėkmingai pasiekti norimus verslo tikslus. Šio algoritmo nuosavybės lygis leidžia daryti tiesiogines išvadas apie verslo partnerio ar priešininko profesionalumo laipsnį verslo ginče.

Todėl svarbu laikytis šių bendrųjų principų:

• punktualumas visur ir viskas;
• informacijos saugumas;
• garso altruizmas;
• palanki, tinkama verslo aplinkos įvaizdžiui;
• kompetentinga žodinė ir rašytinė kalba;
• vadovaujantis verslo kalbos kultūros taisyklėmis.

Verslo korespondencijos rūšys yra įvairios, o tam tikru laipsniškumu jos gali būti suskirstytos į du pagrindinius tipus:

• tarpvalstybinis - tarp valstybinių organizacijų, užsienio atstovybių ir pareigūnų (įvairių pastabų, memorandumų ir kitų formų) yra diplomatinių santykių elementai;
• komercinės - pusiau oficialaus statuso raštai, naudojami verslo ryšiams tarp įstaigų ir organizacijų.

Oficialaus laiško rašymo stilius, nepaisant lingvistinių ir kai kurių tradicinių skirtumų, turi tam tikrą bendrą pagrindą ir institucijų grupę, parengtą pagal nusistovėjusią praktiką. Pavyzdžiui, keletas protokolo nukreipimo reikalavimų, nustatytų pagal siuntėjo ir adresato gretas, priklauso nuo pradinių abipusės pagarbos ir teisingumo nustatymų. Todėl, neatsižvelgiant į dokumento tipą, struktūrinėje struktūroje turi būti šie elementai:

• apeliacinis skundas (oficialus adresato statusas);
• komplimentas (mandagus galutinis laiškas);
• parašas;
• data (pranešimo rašymo diena, mėnuo, metai ir vieta);
• siuntėjo adresas (pavardė, oficialus statusas, adresas pateikiami pirmojo laiško puslapio viršuje arba apačioje).

Be to, yra keletas taisyklių, tiesiogiai susijusių su laiškais:

• verslo raidės rašomos ant blankų ar popieriaus lapų tik jų priekinėje pusėje;
• lapavimas atliekamas arabiškais skaitmenimis;
• pranešimai vykdomi spausdintu tekstu;
• ištrinti ir koreguoti dokumentai neleidžiami;
• dokumentas yra sulankstytas tekstas;
• atsakymo į laišką laukimo laikas yra ne ilgesnis nei dešimt dienų.

Verslo žinia turėtų būti aiškus ir jame turi būti vienas klausimas, o visas teksto punktas turėtų būti visiškai ir visiškai priklausomas nuo jo turinio, ar tai būtų pasiūlymas dėl sandorio, komercinis tyrimas, ar tiesiog svarbi informacija.

Verslo pranešimų klasifikacija yra įvairi ir priklauso nuo jų funkcinės ir tikslinės orientacijos. Pavyzdžiui, raidės yra:

• pranešimas;
• priminimas;
• kvietimai;
• informacinė informacija;
• užsakymai;
• lydimasis;
• kitų tipų.

Komercinėje korespondencijoje būdingiausi:

• prašymus;
• pasiūlymų;
• užsakymai;
• skundus;
• garantijos raštai.

Kaip verslo komunikacijos forma, griežtai apibrėžiant sąvoką, laiškai skirstomi į 2 tipus - verslo ir privatus pareigūnas.

Verslo reikalams apima korespondenciją, tarp organizacijų ir institucijų. Privatus ir oficialus laiškas - tai pranešimas, kurį privatus asmuo siunčia institucijai arba atvirkščiai - institucijai.

Yra keletas verslo korespondencijos taisyklių.

• Laiške turėtų būti skatinamas gavėjo verslo interesų atsiradimas, aiškiai ir remiantis įtikinamais faktiniais duomenimis parodyti partnerystės naudą ir partnerystės nutraukimo neveiksmingumą. Tekstas turėtų būti skatinamas, skatinantis bendradarbiauti.
• Pernelyg didelių asmeninių emocijų pasireiškimas verslo laiške nėra geriausias būdas įrodyti savo bylą ir išspręsti šią problemą.
• Siekiant išvengti perkrovos ir užsikimšimo laiško tekste, būtina vengti bet kokių vaizdinių palyginimų, metaforų, alegorijų ir hiperbolio.
• Siekiant aiškios ir glaustos temos pateikimo, geriau naudoti paprastus sakinius, vengti informacijos ir pernelyg detaliai. Pagrindinė pranešimo idėja turėtų būti paremta tik atitinkamais argumentais, kurie paprastai pateikiami laiško prieduose (diagramos, grafikai, skaitmeniniai duomenys).
• Tekste turėtų būti skiriamos pastraipos, kurių kiekviena, atstovaujanti nepriklausomai minčiai, prasideda nauja eilute.

• Verslo rašytiniame pranešime, aprašomuose būdvardžiuose, nereikia naudoti papildomų paaiškinimų ir detalių. Rašymo pabaigoje patartina patikrinti dokumentą ir pašalinti frazes, kuriose nėra faktinio semantinio turinio.
• Raštiškumas yra pagrindinis teksto elementas. Rašybos ir kitų klaidų buvimas pranešime yra nepriimtinas.
• Privaloma nurodyti laiško temą. Dokumentų tema turėtų būti trumpai ir talpiai atspindėta, taupant laiką skaitymo metu ir teigiamai apibūdinant siuntėją. Jei laiškas išsiunčiamas elektroniniu paštu ir jame yra ypač svarbi informacija, ji turėtų turėti specialią „vėliavą“, kuri yra prieinama elektroninėje tarnyboje.
• Gerą teksto aiškumą teikia „Arial“ arba „Times New Roman“ šriftai su vidutiniu šriftu. Esant ypatingam poreikiui, pagrindinės idėjos yra leistinos kursyvu arba paryškintu šriftu.

• Tekste naudinga naudoti subpozicijas (3-4), kurios padeda lengviau suprasti nurodytą tekstą.
• Skaičiavimai, sąrašai ir sąrašai geriausiai padaryti naudojant specialius žymenis.
• Įmonių šablonas (schema) - puikus verslo komunikacijos efektyvumo ir objektyvumo rodiklis.Tai ypač aktualu įmonių aspektu, nes tai leidžia jums išsiskirti palankioje šviesoje ir laikytis oficialaus statuso.

Verslo žinutės struktūra yra tipiška. Tradiciškai jame yra:

• įvadas;
• pagrindinė dalis;
• išvada

Įvadas apibendrina laiško tikslą. Pagrindinėje dalyje aprašoma klausimo esmė. Apibendrinant, pageidautina apibendrinti pagrindinės dalies turinį, pavyzdžiui, išvadų forma. „Postscripts“ ir įvairių rūšių išnašos yra nepageidautinos.

Apibendrinant, netinkamos frazės, panašios į manipuliacijas, pavyzdžiui: „Tikiuosi abipusiai naudingos partnerystės“ ir pan. Geriau atsisveikinti verslo laiške su paprastomis frazėmis - „Regards“, „Best regards“ ir pan.

Žemutinėje pranešimo dalyje nurodoma: F. I. O., pasirašomas oficialus statusas, įmonės pavadinimas. Taip pat nurodyti kontaktiniai numeriai.

Lentelės ir grafikai pridedami prie atskiro failo (paketo), nurodydami tai raidės pabaigoje. Jei yra investicijų grupė, tada jiems suteikiamas sąrašas su pavadinimais.

Santrumpas ir specialiąsias santrumpas galite naudoti tik tada, jei esate tikri, kad gavėjas juos supras.

Kad tekstas būtų logiškesnis ir nuoseklesnis verslo žodyne, kaip rišikliai yra naudojamos šios kalbos frazės:

• dėl šios priežasties;
• remiantis tuo, kas išdėstyta pirmiau;
• dėl to;
• pagal duomenis;
• šiuo pagrindu;
• svarsto;
• ir kiti.

Virtualioje erdvėje verslo sąveika, atstovaujanti komunikacijai miniatiūroje, yra specifinė ir ne mažiau reikalauja, kad būtų laikomasi atitinkamų etiketo taisyklių. Kompetentingas darbas su laišku, atsižvelgiant į praktiką, reiškia šių pastabų dėl apimties, kalbos standartų, struktūros ir formato įgyvendinimą.

• Temos formulė turi tiksliai atitikti tekste nurodytą temą. Tai leidžia greitai pritaikyti skaitytuvą prie pageidaujamos verslo nuotaikos.
• Optimalus elektroniniu paštu išsiųsto dokumento kiekis tinka į „vieną ekraną“ su maksimaliu teksto kiekiu - vienas A4 formato lapas.
• Optimalus priedų dydis - ne daugiau kaip 3 MB.
• Išsiųsti failai yra rekomenduojami „supakuoti“ į standartinius zip arba rar koduojančius archyvus. Kiti gabenimo metu dažnai blokuojami.
• Hipersaitai turi būti standartiniai (mėlyni, pabraukti).
• Atsakymas adresatui turėtų būti pateikiamas viršuje, laiško pradžioje, o ne žemiau. Tai išsaugo korespondentą nuo pernelyg didelio ir priverstinio ankstesnio teksto slinkimo.

• Turite naudoti laiško kalbą, geriausiai suprantamą partnerį. Sprendimas, ar tikslinga naudoti pranešime profesionalumą, įmonių žodyną, slengų išraiškas ir santrumpas (ypač išorinėje korespondencijoje), sprendžiamas atskirai, atsižvelgiant į korespondencijos partnerių kontekstą ir savybes.
• Svarbu informuoti partnerį apie jo pranešimo gavimą - tai geros skonio ženklas ir verslo etiketo dalis, parodanti pagarbą jam.
• Į jį turėtų būti atsakyta kuo greičiau. Jei dėl kokių nors priežasčių negalite greitai reaguoti, partneriui turi būti pranešta apie jo laiško gavimą ir nurodykite atsakymo laiką. Etinė ir patogi laikina pertrauka prieš atsakant - 48 valandos po pranešimo gavimo. Po to asmuo paprastai mano, kad pranešimas prarastas arba ignoruojamas. Pernelyg didelė korespondencijos pertrauka dažnai būna rizikinga prarasti partnerį ir yra laikoma versle kaip etikos standartų pažeidimas.
• Pranešimo pabaigoje turėtų būti pateikiami kontaktiniai duomenys, nurodyti visomis raidėmis be išimties, neatsižvelgiant į paskirstymo tvarką.
• Siuntimo metu svarbu atkreipti ypatingą dėmesį į privatumo klausimus.

Norėdami gauti daugiau informacijos apie verslo etiketą, žr. Šį vaizdo įrašą.